Raamatupidamise automatiseerimine
Mõistlik on kõik ettevõtte protsessid ära kaardistada ning analüüsida, mis nendest on äritegevuse või mõne vastavusfunktsiooni täitmiseks vajalikud ning ehk on võimalik mõnda protsessidest automatiseerida. Automatiseerimislahendustest on väga palju abi muuhulgas ettevõtte raamatupidamise korraldamisel, alates liidestest pankade ning riigiasutustega kuni keerukate konsolideerimisprotsessideni välja.
Nagu igal teisel muudatusel on ka protsesside automatiseerimisel omad väljakutsed, alustades nende tegevuste identifitseerimisest, mida oleks tarvis ja mõistlik automatiseerida kuni selleni, et ettevõttes puudub vastav kompetents või mõni muu ressurss, et muudatust ellu viia.
Peamised takistused raamatupidamisprotsesside automatiseerimisel on hirm töökohtade kadumise ees. Raamatupidaja roll on aga ajas muutunud andmesisestajast analüütikuks ning seoses tehisintellekti võidukäiguga on see suundumas eelkõige nõustamise suunas. Uue rolli teadvustamine aitab raamatupidajal ka automatiseerimisse positiivsemalt suhtuda.
Peamise takistusena näevad raamatupidajad erinevate tööprotsesside automatiseerimise juures vähest teadlikkust olemasolevatest võimalustest ning nende sobivusest/ühilduvusest kasutusel olevate raamatupidamistarkvaradega. Samas on täna siin seis parem kui mõni aasta tagasi ning raamatupidamistarkvarateenuse osutajad pakuvad ise välja erinevaid võimalusi ja tutvustavad tööriistu, mis just nende tarkvara puhul toimiksid. Seeläbi nad loovad oma kliendile teadlikkuse tõstmise ja töö lihtsustamise osas lisaväärtust, mis on omakorda nende konkurentsieelis.
Teine oluline pidurdav põhjus on vajadus muuta harjumusi ja tööprotsesse. Ühelt poolt on raamatupidajad ja ka teised administratiivtöötajad, kes raamatupidamisega kokku puutuvad, üles ehitanud kindlad tööprotsessid ja -viisid, harjumuste muutmine nõuab aga alati pingutust. Automatiseerimine ei tähenda ainult või tingimata töökoormuse vähenemist, vaid protsesside parandamist. Uued protsessid, sh kontrollimehhanismid on aga vaja välja töötada ja kasutusele võtta ning vajadusel ka jooksvalt ajakohastada. Seetõttu automatiseerimislahenduse juurutamisega protsess ei lõpe, vaid alles saab õige hoo sisse.
Ka automatiseerimislahenduste sisseviimine nõuab algul teatud pingutust. Kasvõi aruandluse seadistamine raamatupidamisprogrammis nõuab nii teadmisi kui aega ja tahtmist sellega tegeleda. Lihtsam on asjad vanaviisi ära teha ning kohe ei pruugita näha automatiseerimisest tekkivat kasu. Raamatupidaja töökoormus ei pruugi ka alati võimaldada selliste lisatööde võtmist, mistõttu lahenduste juurutamine kipub edasi lükkuma. Siin võib olla abi välise konsultandi kaasamisest, kes aitab vajalikud lahendused juurutada ja juhendab ka raamatupidajaid nende kasutamisel.
Raamatupidajate vastuseis automatiseerimisele ja muutustele on probleemi üks külg. Sageli ei ole nemad ettevõtetes otsustaja rollis ning muutustega ei taha kaasa tulla hoopis teised osapooled, sealhulgas juhid, või kardetakse lisaväljaminekuid. Meeles tasub aga pidada, et kasutuselevõtu kulu on ühekordne ning uute lahenduste käigus hoidmine tuleb juba vana protsessi läbi viimisest kokku hoitud aja arvelt.
Tehnilise automatiseerimise puhul on esile kerkinud ka andmete privaatsuse teemad. Kuidas ja kus neid andmeid hoitakse, kasutatakse ning turvatakse. Kas näiteks kolmanda osapoole teenusepakkuja võimaldab kaheastmelist autentimist sisselogimisel, kus asuvad ettevõtte serverid? Esmapilgul suurepärane tööriist võib lähemal uurimisel just turvalisuse kaalutlustel kõrvale jääda. Samas on turul pakutavaid lahendusi piisavalt palju, et kõik leiaksid omale sobivaima. Turuosaliste teadlikkuse kasvades privaatsuse olulisusest arendatakse ka raamatupidamistarkvara ja nende liideseid turvalisemaks.
Kokkuvõtteks:
- Vastuseis muudatustele on normaalne ja inimlik, võta aega inimestega suhtlemiseks ning arvesta ka ajakavas automatiseerimise eeliste selgitamisega.
- Automatiseerimine peab käima koos muudatuste juhtimisega, kus töötajad teadvustavad oma uut rolli ja vajadust ajaga kaasas käia.
- Kus vähegi võimalik, tasub välja tuua ka kasutaja kasu lähimas tulevikus – nt vabanev aeg, andmete kiirem liikumine, vähem inimlikke vigu, puuduva töötaja taha takerduvad tööd jms
- Automatiseerimislahenduste juurutamisel peab olema selge juhtkonnapoolne toetus ja valmisolek protsesse muuta ning vajadusel alguses ka lisakulusid kanda.
- Automatiseerimislahenduste juurutamisfaasis tuleks vabastada raamatupidajal aega teiste tööde tegemisest või leida väline koostööpartner, kes võtaks ajutiselt üle raamatupidaja tööülesanded või aitaks automatiseerimislahendusi juurutada ja töösse võtta.