Raamatupidaja tänase päeva prioriteet on olla digitaliseeruvas maailmas üha efektiivsem, kuna ta täidab jätkuvalt olulist rolli ettevõtte efektiivsuse suurendamisel. Täpselt sama palju kui hoida ära maksuriske on raamatupidaja või raamatupidamise teenusepakkuja ülesanne hoida ettevõtte halduskoormus madalal.  

Kuidas saab raamatupidaja enda töö arvelt kokku hoida

Maailm ei vaja enam nobedaid näppe, vaid raamatupidajalt oodatakse lisandväärtuse pakkumist. Nn. bilansivõimeline raamatupidaja, tänapäevase nimega pearaamatupidaja, ei ole dokumentide sisestaja, vaid ettevõtte juhi finantspartner. Seetõttu on üks tema ülesannetest muuta töö protsessid efektiivsemaks ja kiireim viis selleks on digitaliseerimise kasutamine.

Tänapäevased töövahendid pakuvad võimalusi muuta dokumendi sisestus digitaalseks: e-arved on soodsa tasu eest kättesaadavad igale ettevõttele. Turul on võimalused paberil ja digitaalsel kujul liigutatavad arved digiteerida robotite abil. Läbi digitaalsete protsesside jõuab üks raamatupidaja teha kordades rohkem tööd, vähendades sellega oluliselt vajadust lisatööjõu järele. Samuti kaob vajadus talletada paberdokumente. Seeläbi väheneb vajadus suurte kontoriruumide järgi, kuna lihttöö teevad ära robotid ja andmed talletatakse digitaalselt. Kulud vähenevad ja pearaamatupidajale jääb rohkem aega tegeleda „peaga“ tööga ehk toetada äri läbi väärtusliku finantsaruandluse.

E-arvete kasutamine vähendab lisaks eelnevale ka vigade tekkimist, kuna andmed liiguvad ühest tarkvarast teise ilma vahepealse manuaalse sisestuseta. Riigiasutustele on see kohustuslik osa raamatupidamisest, kuna see efektiivistab riigiaparaadi tööd olulisel määral. Aeg on ka erasektoril oma protsessid üle vaadata.

E-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks pole vaja muud, kui sõlmida vastav leping operaatoriga. Eesti turul võib ära mainida operaatoreid nagu Telema, Finbite, Unified Post, CostPocket, E-arveldaja jne. Operaatorid ei erine oluliselt pakutavate teenused poolest, kuid hinnapoliitika on see mida kindlasti tasub võrrelda enne lepingu sõlmimist.

Mitte-digitaalsed dokumendid roboti abil digitaalseks

CostPocket on hea valik väikeettevõtetele, kes otsivad taskukohast (hinnad alates 5€ kuus) ja kasutajasõbralikku lahendust nii digiteerimisel kui e-arvete vastuvõtmisel. CostPocketi hinnakiri on selge ja läbipaistev ning võimaldab ettevõtetel valida endale sobiva lahenduse vastavalt oma vajadustele ja eelarvele.

Kasutajad saavad CostPocketi abil kulutšekid ja pdf-arved digiteerida, võtta vastu e-arveid, luua aruandeid ja pidada sõidupäevikut – teostada ajasäästlikult kõiki väikeettevõtete jaoks olulisi tegevusi. Digiteerimist vajavaid dokumente saab digiteerida kas robotiga või CostPocketi poolse inimese abiga. Kõik andmed liiguvad automaatselt CostPocketist edasi raamatupidamistarkvarasse, ainuüksi Eestis on olemas 15 erinevat raamatupidamistarkvara liidestust.

Ka kulu dokumentide menetlusringe saab teostada CostPocketis. Mõningate majandustarkvarade paketid koosnevad vaid piiratud arvust kasutajatest ehk kasutajate lisamine on kulukas. CostPocketi teenus on soodsam ning kinnitusringis on võimalik kasutajal kõik kulutused kinnitada otse äpist ja teavitused kinnituse kohta tulevad kasutaja e-mailile.

Lisavõimalused CostPocketis

Mitmed ettevõtte juhid ja raamatupidajad otsivad lahendust millega oleks võimalik väga lihtsalt ja kiiresti esitada kulu dokumente. CostPocketi äpis on võimalik kõik lisaküsimused välja lülitada, mis teeb dokumendi esitaja elu veelgi lihtsamaks. See lahendus sobib hästi aega väärtustavale juhile, projektijuhile jt. Kulu dokumendist tuleb teostada vaid foto, edastada majandustarkvarasse kuhu antud dokument jõuab digiteeritud kujul, edasi käsitleb dokumenti raamatupidamine kellele on näha dokumendi sisu.  

Kui raamatupidaja soovib rohkem informatsiooni on võimalik äpis lisada kuludokumendile kommentaar, objekt, projekti kood, makseviis jt. Isegi keerulisemad kuludokumendid digiteerib süsteem automaatselt roboti abil ja edastab mõne minuti jooksul raamatupidamistarkvarasse.

Raamatupidamise kvaliteedi üks olulisemaid hindamiskriteeriume on efektiivsus, automatiseerimine on selle eeldus mis lisaks aitab ka kulusid kokku hoida. Täna pole see enam privileeg suurettevõtetel kus insenereid ja infotehnoloogid arengut juhivad, vaid see on “hea haldus põhimõte” ja lihtsalt teostatav ka väike ettevõtetele. Säästame loodust ja kasutame inimressursi võimekust efektiivselt, sest võimalusi selleks leidub.

Ettevõtte edu sõltub kui targalt on juhitud inimesed, protsessid ja tehnoloogia.

Tarku valikuid,

Merje Aavasalu EMBA digiajastu CFO

Aastakümneid tagasi arvasin, et ei saa enne õnnelikuks kui maailmast kaob ebaõiglane vaesus, kõnetas makroanalüütiku karjäär. Jeffrey Sachs kui arengumaade majandusanalüütik inspireeris. Paraku selgus, blondina, idablokist, välismaa kapitalistidele majandusteooriate hüpoteese õpetada ei ole tõsiselt võetav, nii sai minust CFO, kes valdab ka raamatupidamist rohujuure tasandini, samuti maksundust nii Eestis kui Soomes. Olen kahekordne magister, omandanud majanduskraadi ka kapitalismi hällimaa ülikoolis. Töötanud rahvusvahelistes kontsernides, juhtinud rahvusvahelisi tiime, juurutanud erinevaid tarkvaraplatforme.