Raamatupidamise sise-eeskiri, äriseadustik, põhimõisted, arvestusmeetodid

 

Raamatupidamise sise-eeskiri 

 

Raamatupidamise sise-eeskiri on ettevõtte raamatupidamise korraldust kirjeldav dokument.  Raamatupidamise sise-eeskirjade olemasolu ettevõttes on nõutud raamatupidamise seadusega (RPS § 11)

Raamatupidamise sise-eeskirja:

• kinnitab juhatus
• eesmärgiks on tagada arvestuse jälgitavus, järjepidevus ja võrreldavus
• ei tohi olla formaalne dokument, olemasolevaid eeskirju tuleb ka järgida

Raamatupidamise sise-eeskiri on aluseks, millest raamatupidaja oma töös lähtub

Raamatupidamise sise-eeskirjad peavad reguleerima ja kirjeldama (RPS §11):

• kontoplaani koos kontode sisu kirjeldusega
• majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist
• algdokumentide käivet ja säilitamist
• raamatupidamisregistrite pidamist
• tulude ja kulude kajastamist kasumiaruande kirjetel
• varade ja kohustuste inventeerimist
• kasutatavaid arvestuspõhimõtteid ja informatsiooni esitusviisi
• aruannete koostamise korda
• arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises
• raamatupidamise korraldamisega ja sellega kaasnevate sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid

Raamatupidamise sise-eeskirja võib vastavalt vajadusele ja parandada ja täiendada. Seejuures tuleb meeles pidada, et raamatupidamise seaduse alusel peab raamatupidamiskohustuslane säilitama raamatupidamise sise-eeskirja 7 aastat pärast nende muutmist või asendamist

 

Äriseadustik

 

Äriseadustik määrab kindlaks äriühingute liigid ning vastutuse raamatupidamise korraldamise eest.

Äriseadusliku alusel on ettevõtja on füüsiline isik, kes pakub oma nimel tasu eest kaupu või teenuseid ning kaupade müük või teenuste osutamine on talle püsivaks tegevuseks, ning seaduses sätestatud äriühing.

Äriühing on peamiselt täisühing, usaldusühing, osaühing, aktsiaselts ja tulundusühistu. Äriühing kantakse äriregistrisse. Äriühingu õigusvõime tekib äriregistrisse kandmisest ja lõpeb äriregistrist kustutamisega.

Äriühingud võivad ühineda ja jaguneda ning äriühingu võib teist liiki äriühinguks ümber kujundada ainult seaduses sätestatud juhtudel ja korras. Seaduses sätestatud juhtudel on ühinemiseks, jagunemiseks ja ümberkujundamiseks nõutav pädeva asutuse luba.

Füüsilisest isikust ettevõtjaks (edaspidi FIE) võib olla  füüsiline isik, kes pakub oma nimel tasu eest kaupu või teenuseid ning kaupade ja teenuste müük on talle püsivaks tegevuseks. FIE registreeritakse Äriregistris. Registreerimisega antakse riigile teada, et hakatakse teenima tulu ettevõtlusest ning saadakse õigus ettevõtlusega seotud kulusid saadud tuludest maha arvestada. Registreerimata tegutsev FIE ei saa ettevõtlustulust kulusid maha arvestada. Äriregistrisse saab ennast arvele võtta:

• esitades paberavalduse läbi notari
• ID-kaardiga e-äriregistri portaalis.

Osaühing (OÜ) on enimlevinud ettevõtlusvorm Eestis. Osaühingu eelisteks on:

• lihtne ja kiire registreerimine
• miinium nõutud osakapital (0,01 eurot)
• puudub osanike isiklik varaline vastutus osaühingu kohustuste eest (pankroti puhul vastutus 2500 € ulatuses kokku sissemakstud osakapitaliga)

Aktsiaselts (AS) on kõrgeima kapitalinõudega (vähemalt 25 000 eurot) ettevõtlusvorm, mis peab omama mitmetasandilist juhtimisstruktuuri.  Aktsiaseltsi asutamiseks on vaja asutamislepingut ning põhikirja. Samuti tuleb esitada kandeavaldus ettevõtte kandmiseks äriregistrisse. Lisaks sellele juhatuse, nõukogu liikmete ning audiitorite nimekiri ja tõendid aktsiakapitali sissemaksete ning riigilõivu tasumise kohta.

Aktsiaselts tuleb registreerida notari kaudu, elektrooniline asutamine ei ole veel võimalik. Notaribüroodes on olemas aktsiaseltsi asutamiseks vajalike dokumentide näidised.

Täisühing (TÜ) on äriühing, milles on kaks või enam osanikku, kes tegutsevad ühise ärinime all ja vastutavad ühingu kohustiste eest solidaarselt kogu oma varaga.

Usaldusühing (UÜ) on äriühing, milles kaks või enamat isikut tegutsevad ühise ärinime all ja vähemalt üks neist isikutest (täisosanik) vastutab ühingu kohustiste eest kogu oma varaga ning vähemalt üks neist isikutest (usaldusosanik) vastutab ühingu kohustuste eest oma sissemakse ulatuses.

Tulundusühistu (TÜ) on äriühing, mille eesmärgiks on toetada ja soodustada oma liikmete majanduslikke huve läbi ühise majandustegevuse, milles liikmed osalevad: a) tarbijate õi muude kasutajatena; b) tarnijatena; c)tööpanuse kaudu; d) teenuse kasutamise kaudu.

Mittetulundusühing (MTÜ) on isikute vabatahtlik ja kasumit mitte taotlev ühendus, mille võib luua avalikes huvides ehk kogu ühiskonna heaks tegutsemiseks või ka väiksema seltskonna huvide eest seismiseks. MTÜ eesmärgiks või põhitegevuseks ei või vaid olla kasumi teenimine, tulu teenimine on lubatud. MTÜ asutajateks ja liikmeteks (minimaalselt kaks) võivad olla nii füüsilised (sh alla 18aastased) kui ka juriidilised isikud (ettevõtted).

 

Raamatupidamise põhimõisted :

 

Aktiva – raamatupidamisbilansi vasakpoolne osa, kus tuuakse ära firma vara koosseis

Algdokument  –  majandustehingu toimumist tõendav kirjalik tõend, millel peavad olema vajalikud andmed

Algsaldo – raamatupidamise konto seis teatud kuupäeval

Amortiseerimine – põhivara soetusmaksumuse kuluks kandmine tema kasuliku eluea jooksul

Bilanss –  raamatupidamisaruanne, mis kajastab teatud kuupäeva seisuga raamatupidamiskohustuslase finantsseisundit (vara, kohustusi ja omakapitali)

Bilansikirje – bilansirida, millel on kajastatud varaobjekt või selle allikas

Debiteerimine – konto käive reeglina kasvab ja saldo muutub

Eesti hea raamatupidamistava – rahvusvaheliselt tunnustatud arvestuse ja aruandluse põhimõtetele tuginev raamatupidamistava, mille põhinõuded kehtestatakse Raamatupidamise seadusega ning mida täiendavad väljaantavad Raamatupidamise Toimkonna juhendid

Kapital –  ettevõtte varade moodustamise allikate nimetus, mis võivad olla laenatud ehk võõrkapital või ettevõtte omanikele kuuluv kapital ehk omakapital

Kasum (kahjum) – raamatupidamiskohustuslase aruandeperioodi tulude ja kulude vahe

Kasumiaruanne (tulude ja kulude aruanne) –  raamatupidamisaruanne, mis kajastab raamatupidamiskohustuslase aruandeperioodi majandustulemust (tulusid, kulusid ja kasumit või kahjumit)

Kohustis  –  raamatupidamiskohustuslaseeksisteeriv kohustus, mis tuleneb mineviku sündmustest ja millest vabanemine eeldatavalt vahendab majanduslikult kasulikke ressursse

Konto –  majanduslikult üheliigiliste varaobjektide, nende allikate ja majandusprotsesside tulemuste (tulude ja kulude) rühmitamise ja jooksvas arvestuses kajastamise vahend. Skemaatiliselt kujutab konto kahe poolega tabelit

Kontoplaan –  majandusüksuse raamatupidamises kasutatavate kontode süstematiseeritud loend, mis sisaldab kontode nimetusi ja koodtähiseid

Kulu  – majandusliku kasu vähenemine aruandeperioodil vara vähenemise, ammendumise või amortisatsioonina või kohustiste tekkimisena, mille tulemusena omakapital väheneb, välja arvatud omakapitali arvel omanikele tehtud väljamaksed

Krediteerimine – summa kajastamine konto kreeditpoolel. Teise tähendusena laenu ehk krediidi andmine

Käibevara – lühikese kasutusajaga (kuni üks aasta), mida kajastatakse bilansis  eraldi rühmana

Lõppsaldo –  konto seis, mis aktivakontol kujuneb algsaldo ja deebetkäibe summana, millest on lahutatud kreeditkäive. Passivakonto lõppsaldo kujuneb algsaldo ja kreeditkäibe summana, millest on lahutatud deebetkäive

Majandusarvestus  –  nii majandusinformatsiooni töötlemise süsteem kui ka protsess, mille käigus toimub majandusinformatsiooni selgitamine, mõõtmine ja edastamine info kasutajale, kusjuures edastatav info peab kasutajatel võimaldama teha põhjendatud otsuseid

Majandustehing  –  raamatupidamiskohustuslase tehtud tehing, kolmandate isikute vaheline tehing või raamatupidamiskohustuslast puudutav sündmus, mille tagajärjel muutub raamatupidamiskohustuslase vara, kohustuste või omakapitali koosseisus

Omakapital (ehk netovara)  – jääkosalus raamatupidamiskohustuslase varades pärast tema kõigi kohustiste mahaarvamist

Passiva  – raamatupidamisbilansi parempoolne osa, mis kajastab vara soetamise allikaid

Raamatupidamisarvestus –  majandusarvestuse süsteem ettevõtte tasandil, peegeldades ettevõtte varasid, nende moodustumise allikaid ja nendega seonduvaid tehinguid

Raamatupidamiskohustuslane  – Eesti Vabariik ühe avalik-õigusliku isikuna (riik), kohaliku omavalitsuse üksus, iga Eestis registreeritud era- või avalik-õiguslik juriidiline isik, füüsilisest isikust ettevõtja ja Eestis registrisse kantud välismaa äriühingu filiaal

Raamatupidamislausend  – raamatupidamiskirjend, kus määratletakse majandustehingute kajastamine kontodel: milliseid kontosid tuleks debiteerida, milliseid krediteerida

Saldo  – konto suuremaja väiksema poole vahe. Kui deebetsummad ületavad kreeditsummasid, nimetatakse vahet deebetsaldoks, vastupidisel juhul kreeditsaldoks

Tulu –  majandusliku kasu suurenemine aruandeperioodil vara lisandumise või suurenemisena või kohustiste vähenemisena, mille tulemusel omakapital suureneb, välja arvatud omanike sissemaksed omakapitali

Vara –  raamatupidamiskohustuslase valitseva mõju all olev ressurss, mis on tekkinud minevikusündmuste tagajärjel ning mis eeldatavalt toob tulevikus majanduslikku kasu

Võõrkapital –  ettevõtte varade moodustamise ajutiste allikate nimetus

 

Raamatupidamises kasutatavad arvestusmeetodid 

 

Majandusinfo töötlemiseks kasutatakse mitmesuguseid võtteid, mis moodustavad raamatupidamise meetodi.

Raamatupidamise meetodi all mõistetakse raamatupidamise lähteinformatsiooni kogumise, töötlemise ja üldistamise võtete ühtset süsteemi, mille osadeks on:

Dokumenteerimine – ettevõtte majandustehingute sisu (tehingu olemust ja mahtu iseloomustavate põhiliste andmete) registreerimine algdokumentidel. Eraldi dokument koostatakse iga tehingu või ühelaadse tehingu rühmade kohta. Dokumentides fikseeritud andmeid kasutatakse tehingute järgnevaks registreerimiseks ja süstematiseerimiseks

Inventeerimine – varade allesoleku ja tegeliku seisukorra kindlakstegemine. Varade tegelikult olemasolevat kogust võrreldakse arvestusandmetega ning selgitatakse üle- või puudujäägid, nende põhjused ja süüdlased

Hindamine – varadele rahaliste väärtuste omistamine, kusjuures naturaalnäitajate rahalisteks üleviimisel kasutatakse vastavaid hindu

Kalkulatsioon ehk arvutus – iga kululiigi suuruse ja konkreetse arvestusobjekti kulude kogusumma kindlakstegemine

Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine

Majandustehingute kajastamiseks kasutatakse kahte raamatupidamisarvestust:

Kassapõhine arvestus	Majandustehingud kajastatakse siis kui on raha tegelikult laekunud või tegelikult tasutud st kõik kassasse või panka laekunud summad kirjendatakse tuludena ja reaalselt tasutud (väljamakstud) summad kirjendatakse kuludena
Tekkepõhine arvestus	Majandustehingud kajastatakse siis kui need on toimunud, sõltumata sellest, kas raha on laekunud või tasutud. Aruannete koostamisel tehakse reguleerimis- ja lõpetamiskanded, mis võimaldavad määratleda aruandeperioodi tulud ja kulud

 

Tekkepõhine arvestuse korral majandustehingud kajastatakse vastavalt nende toimumisele sõltumata sellest, kas sellega seotud raha on laekunud või välja makstud;

• Kohustuslik kõikidele juriidilistele isikutele
• Annab infot
• eelnevate perioodide laekumiste ja väljamaksete kohta
• tulevaste kohustuste ja tulude kohta
• terviklikuma ja täpsema pildi ettevõtte finantsolukorrast ja kasumist

 

Kassapõhine arvestuse puhul  majandustehingud kajastatakse vastavalt sellega seotud raha laekumisele või väljamaksmisele

• Eestis väga piiratud kasutusvaldkond (FIE-d)
• Juriidilistele asutustele pole Eestis lubatud

 

RPS § 5  sätestab, et raamatupidamist peetakse tekkepõhiselt, kui käesolevast seadusest ei tulene teisiti.

Näide: klient maksis teenuse eest ettemaksuna 15th € 1.veebruaril, teenust kasutab ta perioodil 1.veebruar – 31.juuli

	01.02	31.03	30.04	31.05	30.06	31.07	Kokku
Tekkepõhine raamatupidamine	2500	2500	2500	2500	2500	2500	15000
Kassapõhine raamatupidamine	15000						15000

 

Raamatupidamise arvestust peetakse kalendrikuu põhiselt ja majandusaasta pikkus on 12 kalendrikuud. Erand majandusaasta pikkuse kohta on toodud RPS §13, mis sätestab, et raamatupidamiskohustuslase asutamisel, lõpetamisel, majandusaasta alguskuupäeva muutmisel või muul seadusega ettenähtud juhul võib majandusaasta olla lühem või pikem kui 12 kuud, kuid ei tohi ületada 18 kuud.

Majandusaastaks on kalendriaasta, kui raamatupidamiskohustuslase põhikirjas või muus raamatupidamiskohustuslase tegevust reguleerivas dokumendis ei ole sätestatud teisiti.

Majandustegevuses on tulude-kulude arvestustsükkel korduv tegevus, mis on seotud andmete töötlemisega. Majandustegevuse arvestustsükkel algab majandustehingu dokumenteerimisega.

RPS § 6 näeb ette, et iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument. Vastavalt RPS § 7-le on algdokument majandustehingu toimumist kinnitav tõend.

Raamatupidamisdokumendid liigitatakse:

• Algdokumentideks
• Koonddokumentideks
• Raamatupidamisõienditeks (memoriaalorderiteks)

Raamatupidamise algdokument majandustehingu toimumist kinnitav kindla vormi ja tähendusega kirjalik tõend, millel peavad olema Raamatupidamise seaduse (edaspidi RPS) § 7 kohaselt järgmised andmed:

1. dokumendi nimetus ja number
2. koostamise kuupäev
3. tehingu majanduslik sisu
4. tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa)
5. tehingu osapoolte nimed
6. tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid
7. majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist
8. vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber

Algdokument sisaldab endas detaile raamatupidamistoimingute kohta. Sõltuvalt tehingu iseärasustest võib dokumendil olla täiendavaid ja täpsustavaid andmeid lisaks kohustuslikele andmetele.

Arvet võib nimetada üheks majandustehingu toimumist tõendavaks dokumendiks, mis on seega  raamatupidamise algdokumendiks. Algdokumentidele ei kohaldata punktides 6-8 nõutud andmeid, kui need sisalduvad algdokumentide alusel koostatud koonddokumentides.

Tuletame  meelde, et vastavalt käibemaksuseadusele (KMS) tuleb arve esitada seitsme kalendripäeva jooksul alates käibe toimumisest. Kauba ühendusesisese käibe korral või teise liikmesriigi maksukohuslasele teenuse osutamisel tuleb arve väljastada kauba lähetamisele või kättesaadavaks tegemisele või teenuse osutamisele järgneva kalendrikuu 15. kuupäevaks.

Arve väljastab maksukohustuslane ise, tema nimel ja arvel tegutsev isik, kauba soetaja või teenuse saaja. Kuigi arvete elektroonne väljastamine on saanud tavapäraseks, ei maksa unustada, et KMS § 37 lõike 6 järgi  on selleks vajalik kauba soetaja või teenuse saaja nõusolek, vastasel korral tuleb arve väljastada paberkandjal.

Teatud juhtudel ei olegi arve väljastamine kohustuslik. Tarbijakaitseseaduse § 4 ütleb, et kaupleja peab tarbijale andma kauba või teenuse ostmist tõendava dokumendi, kuid kui tarbija poolt tasutav summa on alla 20 euro, antakse see dokument ainult tarbija nõudmisel. Seega eraisikutele alati arvet ei väljastata, kui nad selleks soovi ei avalda. Näiteks sularahamüügi puhul eraisikutele võib müüja koostada enda raamatupidamise jaoks koonddokumendi, selle asemel, et igale ostjale eraldi arve esitada. Sellel koonddokumendil peavad olema kirjas kuupäev, müüdud kaupade tükihinnad, kogused ning summad. Ka KMS-st tulenevalt ei pea füüsilisele isikule arvet väljastama, välja arvatud juhul, kui kaupa müüakse kaugmüügi korras, võõrandatakse uus transpordivahend ning tax-free müügi ja maksuvaba käibe korral.

Lisaks RPS-is toodud algdokumentidele kehtivatele nõuetele kaasnevad täiendavad nõuded, kui arve esitaja registreerib ennast käibemaksukohuslaseks. Need nõuded on ära toodud KMS §-s 37. RPS-st tulenevad nõuded algdokumendile ühtivad suures osas KMS-s toodud nõuetega, kuid viimane sätestab detailsemad nõuded seoses käibemaksukohustuslaseks olekuga (nt käibemaksukohustuslasena registreerimise number).

KMS-ist lähtudes tuleb arvele märkida järgnev:

1. arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev
2. maksukohustuslase nimi, aadress, käibemaksukohustuslasena registreerimise number
3. kauba soetaja või teenuse saaja nimi ja aadress
4. kauba soetaja või teenuse saaja maksukohustuslasena registreerimise number, kui tal on maksukohustus kauba soetamisel või teenuse saamisel
5. kauba või teenuse nimetus või kirjeldus
6. kauba kogus või teenuse maht
7. kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev või kauba või teenuse eest osalise või täieliku makse laekumise kuupäev, kui see on kindlaksmääratav ja erinev arve väljastamise kuupäevast
8. kauba või teenuse hind ilma käibemaksuta ning allahindlus, kui see pole hinna sisse arvatud
9. maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos kohaldatavate käibemaksumääradega või maksuvaba käibe summa
10. tasumisele kuuluv käibemaksusumma (eurodes), välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel

Lisaks  tuleb arvele märkida:

1. 0-protsendise käibemaksumääraga maksustatava käibe või maksuvaba käibe puhul viide selle käibemaksumäära kohaldamise aluseks olevale käesoleva seaduse vastavale paragrahvile või nõukogu direktiivi artiklile . Viidet maksumäära aluseks olevale sättele ei tule arvele märkida kauba ekspordi puhul
2. Kauba soetajal või teenuse saajal lasuva maksukohustuse puhul märge „pöördmaksustamine”, kui käibe tekkimise koht ei ole Eesti ning käesoleva seaduse §-s 411 nimetatud juhtudel
3.  Kolmnurktehingu puhul kauba soetaja maksukohustuslasena registreerimise number ja viide nõukogu direktiivi 2006/112/EÜ artiklile 141

KMS § 37 lg 8 on loetletud olukorrad, kus arvele on kohustuslik märkida täiendavad viited KMSile, nõukogu direktiivile 2006/112/Eܹ või seaduses sätestatud tekstile. Näiteks kauba ühendusesisese käibe korral on vajalik viide artiklile 138, teenuse saajal lasuva maksukohustuse puhul märge “pöördmaksustamine“. Alates 2013. aastast on erikordade kohta sätestatud konkreetne märge, nt “kasuminormi maksustamise kord- kasutatud kaubad“, endale arvet väljastades on märkeks aga “endale arve koostamine“.

Olgu märgitud, et kreeditarvet käsitletakse kui arvet, millele kehtivad KMS § 37 nõuded ning lisaks peab sellel olema viide konkreetsele arvele, mille kohta kreeditarve esitatakse.

KMS võimaldab väljastada lihtsustatud arvet, kuid seda vaid reisijateveo teenuse osutamisel või kui arve väljastatakse parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali vms aparaadi kaudu. Lihtsustatud arve võib väljastada, kui sellel olev summa ei ületa 160 € ilma käibemaksuta. Sellele tuleb märkida arve number, maksukohustuslase nimi ja registreerimise number, kauba või teenuse nimetus või kirjeldus, maksustatav summa ning käibemaksu summa. Lihtsustatud arvel ei pea müüja märkima ostja nime ega aadressi, aga ostja on kohustatud ise märkima arvele oma nime ja käibemaksukohustuslasena registreerimise numbri.

Tulenevalt eeltoodust võib öelda, et nõuded arve rekvisiitidele tulevad eelkõige raamatupidamiseseadusest. Käibemaksukohustuslaseks registreerimisega kaasnevad arvetele täiendavad nõuded, mis tulenevad käibemaksuseadusest. Kui arvele jääb kohustuslik rekvisiit märkimata, siis maksuriski hajutab see, kui maksumaksja täiendavaid tõendeid esitades välistab pettuse toimumise.

Tulenevalt äriseadustiku § 15 lg 2 peab ettevõtja ärilistel dokumentidel lisaks ettevõtja ärinimele ja asukohale olema märgitud ka äriregistri kood.

Arvete väljastamise nõuetest  on leitavad selgitused Maksu- ja Tolliametilt: http://www.emta.ee/index.php?id=28482#17.1

Algdokumentideks on:

• kassadokumendid ( kassa sissetuleku ja -väljamineku order, palgaleht )
• pangadokumendid (maksekorraldus, sularaha sissemakse ja väljamakse order, konto väljavõte )
• palgadokumendid ( palgaleht, töövõtuleping jt)
• arved (ostarve, müügiarve)
• üldkoosoleku otsus (dividendide maksmine, kasumi jaotamine)
• aktid (vara arvelevõtmine ja mahakandmine, inventuurid )
• õiend (põhivara kulumi arvestus, paranduskanded)

NB! Müüja allkirja ei nõua alates 2000.a. ükski seadus, alates 2003.a. nõuab seadus kõigile ostuarvetele hoopis ostja enda allkirja.

Paljudel arvetel nt bensiinitšekil ei ole peal saaja-maksja andmeid ( vt lihtsustatud arve väljastamine). Raamatupidamise jaoks on arvestatav ka selline tšekk, kuhu on ostja nimi ja aadress käsitsi peale kirjutatud. Parandada ei tohi arvnäitajaid.

E-arvete puhul allkirjastab selle saaja. Elektroonilisel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada.

Juhul kui äriühingul puudub kulutuste kohta raamatupidamise seaduse nõuetele vastav algdokument, siis käsitletakse seda ettevõtlusega mitteseotud kuluna, millelt tuleb tasuda tulumaks.

Kui ettevõtja kuludokumendid on mingil objektiivsel põhjusel hävinud, peab maksuhaldur maksude tasumise õigsuse üle otsustamisel rakendama uurimispõhimõtet st selgitama välja kõik asjaolud. Ettevõtjale antakse võimalus hävinud dokumentide asemel esitada uued. Võtta panga väljavõte ja käia müüjad uuesti läbi.

Omaette probleem on ettevõtja jaoks see, kui kuludokumentidel kajastuv tehing pole ettevõtlusega seotud või töötajal polnud pädevust sellist kulutust teha. Suuremad maksuriskid tulenevadki enamasti tehingu sisust, mitte vormist.

Koonddokumendid koostatakse üheliigiliste algdokumentide põhjal (kuludokumentide koondamine, kassaoperatsioonide koondamine – kassaraamat, pangaoperatsioonide koostamine  – pangaraamat, müügiarvete kogumisandmikud, ostuarvete koondi jne).

Koonddokument võimaldab mitme samalaadse sisuga raamatupidamislausendi koostamise asemel kokku seada üks ainus  lausend.  Raamatupidamisprogrammide kasutamine on koonddokumentide kasutamist vähendanud, sest summeerimistöö teeb ära arvuti. Standardsete tehingute puhul koostab lausendid raamatupidamisprogramm vastavalt seadistustele.

Raamatupidamisõiend (memoriaalorder) koostatakse raamatupidaja poolt nt põhivara kulumi arvestamiseks, vigade parandamiseks, reguleerimis- ja lõpetamiskannete tegemiseks jms.

NB! Dokumente ei täideta hariliku pliiatsiga. Rooma numbreid ei kasutata. Koostatud dokument peab olema loetav, ilma mahakraapimisteta ja ülekirjutamisteta, kustutamisteta. Vigade parandamisel tuleb ebaõige tekst läbi kriipsutada ühe joonega nii, et oleks võimalik algteksti lugeda.

Paranduste puhul tuleb märkida õiend – kuupäev, nimi, allkiri ja paranduse alus.

Parandused kassa sissetuleku- ja väljaminekudokumentides ning panga maksedokumentides  ei ole lubatud.

Rahalistes dokumentides tuleb eurode summa märkida sõnadega (näiteks summa 50.20 kirjutada järgmiselt – viiskümmend eurot ja 20 senti).

Dokumentide vastuvõtmisel tuleb kontrollida raamatupidamistalituses:

• kas majandustehing on vormistatud selleks ettenähtud algdokumendi blanketil
• kas on täidetud kohustusliku rekvisiidid
• aritmeetiliste tehete ja kokkuvõtete õigsust
• majandustehingu vajalikkust, otstarbekust ning vastavust kehtivale seadusandlusele
• kas tehingu maht või ulatus vastab dokumendil esitatule

Raamatupidamistöötajad võivad vastu võtta ainult nõuetekohaselt vormistatud ja aritmeetiliselt õigeid dokumente

Majandustehing	Algdokumendi võimalik nimetus
Kaupade müük	Arve, saateleht, arve-saateleht, pakkumine, arve laekunud ettemaksu kohta
Teenuste müük	Arve, pakkumine, arve laekunud ettemaksu kohta
Põhivara müük	Arve, saateleht, arve-saateleht, pakkumine, arve laekunud ettemaksu kohta
Laekumised müügitehingutest	Kassa sissetulek, maksekorraldus, kaardimaksekviitung, pangaväljavõtte rida
Kaupade sisseost	Arve, saateleht, arve-saateleht, pakkumine, arve laekunud ettemaksu kohta
Teenuste ost	Arve, pakkumine, arve laekunud ettemaksu kohta
Ostude eest tasumised	Kviitung, kaardimaksekviitung, maksekorraldus, pangaväljavõtte rida
Palga (töötasude) arvestamine	Palgaarvestuskaart, tasuarvestuskaart
Puhkusetasude arvestamine	Puhkusearvestuse kaart
Palga- ja puhkusetasude väljamaksmine	Palgaorder, palgamaksekaart
Laenu võtmine	Leping
Laenu andmine	Leping
Intressi arvestamine	Leping, maksegraafik
Lähetamine	Otsus, korraldus, käskkiri, kulude aruanded
Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitamine	Otsus, korraldus, käskkiri, sõidupäevik
Amortisatsiooni arvestamine	Põhivara kaart, otsus
Põhivara soetamine, klassifitserimine	Põhivara kaart, otsus
Põhivara mahakandmine	Otsus, akt
Osa- (aktsia) kapitali muutmine	Otsus

Loe edasi: https://rpteenus.ee/bilanss/