Ülevaade raamatupidamisprogrammidest ja majandus-tarkvaradest
Tänapäeval kasutatakse raamatupidamisarvestuses reeglina spetsiaalset raamatuprogrammi. Väikeettevõtete enamkasutatavad raamatupidamisprogrammid (näiteks HansaRaama, First Office, Merit Aktiva, Directo jt) koosnevad erinevate arvestusvaldkondade arvestust võimaldavatest osadest, mida paljudes programmides nimetatakse mooduliteks. Raamatupidamisprogrammi keskne osa on nn finantsmoodul. milles registreeritakse kõik sisestatud kirjendid (kasutatakse ka terminit „kanded“) ning võimaldab genereerida raamatupidamisregistreid (päevaraamat, pearaamat) ning ka olulisemaid raamatupidamisaruandeid (bilanss, kasumiaruanne jm) ja ka maksudeklaratsioonid.
Finantsmoodulile võivad lisanduda moodulid, mis on mõeldud analüütilise arvestuse pidamiseks mitmete teiste arvestusvaldkondade kohta. Sel juhul sisestatakse algdokumentide andmed vastavatesse moodulitesse. Enamlevinud lisamoodulid on:
- Müügireskontro (võimaldab vormistada müügiarved ja genereerib müügiarvete ja ostjate võlgnevuse analüütilise arvestuse)
- Ostureskontro (genereerib ostuarvete ja tarnijatele võlgnetavate summade analüütilise arvestus)
- Ladu (võimaldab pidada arvestust kaupade, tooraine, materjalide ja muude varude liikumise kohta, genereerib laoaruanded jm)
- Kassa (võimaldab vormistada dokumendid sularaha liikumise kohta, genereerib kassa aruande)
- Põhivara moodul (genereerib materiaalse põhivara analüütilise arvestuse)
- Palk (genereerib palga arvestuse, arvutab palgaga seotud maksud jne)
Kui lisamoodulid on ühendatud finantsmooduliga, koostatakse vastavasse moodulisse sisestatud andmete põhjal eelnevalt sisestatud seadistuste järgi automaatselt ka kirjend finantsmoodulisse. Vajadusel võib lisamooduli finantsmoodulist „lahti ühendada“ ning sel juhul lisamoodulisse sisestatud algdokumendi kohta automaatset finantskannet finantsmoodulisse ei koostata.
Erinevad moodulid annavad ettevõttele võimaluse kulusid kokku hoida ja komplekteerida oma vajadustele vastav raamatupidamisprogramm. Näiteks ei ole mõtet soetada põhivara moodulit ettevõttel, kellel põhivara pole või on seda väga vähe. Kui põhivara objektide arv on väike, võib põhivara analüütilise arvestuse pidamiseks kasutada kasvõi exceli tabelit.
„Raamatupidamise seaduses” on kolmes kohas viide arvuti kasutamisele raamatupidamise korraldamisel:
- 7 lg4 ütleb: „Elektroonsel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada”;
- 9 lg2 p2 ütleb, et raamatupidamisregistreid võib vormistada ja säilitada lisaks käsitsi ja trükitud dokumentidena ka „kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal, kui on tagatud sellel säilitatava info autentsus”;
- 11 lisab: „Raamatupidamise sise-eeskirjades peab kirjeldama arvutitarkvara kasutamist firma raamatupidamises”.
Seaduses ei ole täpsemalt öeldud, millist programmi võid oma töös kasutada ja millise osa tööst üldse arvuti abiga peaksid tegema, näiteks kas kirjutad ainult arveid või on kogu raamatupidamisprotsess nö. algdokumendist bilansini välja ühe või mitme programmiga teostatav.
Sageli öeldakse sõna „raamatupidamisprogramm“ asemel hoopis „majandustarkvara“. Miks? Põhjus on selles, et kaasaegsed raamatupidamisprogrammid (tarkvara = programm) on lihtsalt nii suurte võimalustega, et programmis tehtav raamatupidamine moodustab sellest vaid teatud (suurtele firmadele tehtud programmidest isegi väikese) osa. Majandustarkvara loob aga kogu firma infosüsteemi ühendades erinevad tasandid (juhtimis-, analüüsi- ja operatiivtasandit), milles kajastub tarnijate, klientide, firma sisemiste protsesside ja personaliga seotud info.
Sõltumata firma suurusest, tegevusest ja muudest eripäradest, on kõigile tüüpidele olemas nende vajadusi arvestavad programmid.
Majandustarkvara saab jagada gruppidesse:
- Kasutajafirma suuruse järgi;
- Programmi võimaluste e funktsionaalsuse järgi;
- Programmi maksumuse järgi.
Firmade tüüpprobleemid raamatupidamisprogrammide või majandustarkvara kasutamisel:
- Iga päev täieneb niigi mahukas info hulk;
- Firmas on kasutusel mitmesugust tarkvara, mis ei moodusta tervikut;
- Infosüsteemidesse jõudev info on halva kvaliteediga, sest info kogumise reeglistik on korrastamata.
Seega on majandustarkvara eesmärk korrastada info liikumist ja seeläbi tõsta ettevõtte põhitegevuse tulusust.
Mida peaks teha saama majandustarkvaraga?
Väikeettevõte
Raamatupidamist sh maksuametile esitatavaid aruandeid, ostu-müügi arvestust ja laoarvestust.
Suur ja keskmine ettevõte
Lisaks väikefirma vajadustele peaks lisanduma juhtimisarvestus, klientide ja tarnijate haldus, tootmise korraldamine tootmisettevõttes, personalihaldus ja e-klahendused.
Mida programmidest eeldatakse?
- Kasutajalihtsust;
- Aruandluse võimalust;
- Ühildatavust;
- Kohaldatavust;
- Soodne lahenduse kogumaksumust.
Loe lisaks: https://rpteenus.ee/majandustarkavara-raamatupidamisprogrammi-valik/
Loe ka: https://rpteenus.ee/kuidas-raamatupidaja-enda-too-osavamaks-teha-saab/